Doanh nghiệp phải nộp tờ khai bảo hiểm xã hội qua mạng điện tử. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa nắm vững cách kê khai qua mạng khiến việc vận hành trở nên khó khăn hơn. Bài viết dưới đây, giavang.com sẽ hướng dẫn kê khai BHXH nhanh chóng dành cho các doanh nghiệp chi tiết và đơn giản.

Mục Lục

1 Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là gì?
2 Hướng dẫn kê khai BHXH online nhanh chóng
3 Những lưu ý cần biết khi kê khai BHXH
4 Lời kết

Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là gì?

Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng là hình thức các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội qua Internet. Bắt đầu từ năm 2015 hình thức kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng được triển khai thực hiện. Các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ được cơ quan bảo hiểm chấp nhận như hồ sơ giấy của người tham gia nộp tại cơ quan bảo hiểm.

Không thể phủ nhận, việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đem đến nhiều ưu điểm hơn như giúp doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm được thời gian, chi phí và nâng cao vấn đề bảo mật hồ sơ người lao động.

Hướng dẫn kê khai BHXH online nhanh chóng

Xét theo quy định ở điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội vào năm 2014, tính từ lúc ký kết hợp đồng lao động trong vòng 30 ngày, đơn vị sử dụng lao động sẽ phải hoàn tất hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm.

Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể kê khai BHXH trực tuyến trên cổng dịch vụ công BHXH theo các bước sau:

Bước 1: Kê khai danh sách

Quan sát ở góc bên trái màn hình và bấm chọn “Danh sách thủ tục”. Tiếp theo nhấp chọn vào biểu tượng ở cột kê khai ở bên phải giao diện để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.

Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai

Bạn thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai trước khi xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hoặc bằng lần kê khai gần nhất.

Bấm “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc “Đóng” để bỏ các thao tác bạn vừa điều chỉnh.

Bước 3: Chọn danh sách lao động

Để xem được danh sách lao động, bạn bấm “Chọn lao động” trên màn hình kê khai. Tiếp theo, người dùng nhập đầy đủ các thông tin vào ô Mã nhân viên, Họ và tên, Phòng ban,… Cuối cùng bấm vào ô vuông phía trước tên người lao động để tùy chọn danh sách theo ý muốn.

Sẽ có 3 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1: Ở thủ tục kê khai BHXH 600, tại mục “Phân loại” bạn có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương, Khác.
Trường hợp 2: Ở thủ tục kê khai BHXH 600a, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn các loại hình lao động như: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.
Trường hợp 3: Ở thủ tục kê khai BHXH 600b, tại mục “Phân loại” bạn chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động như: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.

Để hoàn thành bước chọn lao động và phân loại, bạn tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay về màn hình lập hồ sơ.

Hướng dẫn kê khai BHXH — Chọn Áp dụng để quay về màn hình

Tiếp theo, bạn bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động khỏi danh sách đang kê khai hoặc nếu bạn muốn hủy bỏ lệnh thì bấm chọn “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.

Bước 4: Thiết lập hồ sơ

Tại màn hình lập hồ sơ, bạn tiến hành điền đầy đủ các thông tin ở những ô bắt buộc. Để lưu hồ sơ, nhấp vào nút “Lưu” trên màn hình kê khai.

Tiếp theo, bạn nhấn chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra dữ liệu, lịch sử, trạng thái danh sách lao động. Sau khi dữ liệu đã được lưu, người dùng có thể chuyển đến hồ sơ bảo hiểm xã hội Việt Nam. Hệ thống sẽ nhanh chóng báo cho người dùng biết nếu thiết danh sách hoặc sai sót dữ liệu.

Bước 4 Thiết lập hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội

Bước 5: Nộp hồ sơ

Hệ thống bảo hiểm xã hội Việt Nam chỉ tiếp nhận các hồ sơ đã hoàn thành đầy đủ các thông tin ở trạng thái “Lưu”.

Bạn cần nhập đủ và đúng yêu cầu của hệ thống kê khai, sau đó bấm chọn “Kê khai”. Tiếp theo chọn “ Xác nhận hồ sơ” để giữ nguyên các dữ liệu từ đợt kê khai trước đó rồi chuyển sang “Ký sổ”.

Ở bước “Ký sổ”, sau khi chọn được chữ ký phù hợp bạn có thể bấm chọn “OK” để di chuyển sang bước nhập mật khẩu xác nhận. Để hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn, bạn bấm “Cancel”.

Bên góc trái của thanh menu, bạn vào ô “Lịch sử kê khai” để xem trạng thái lịch sử, xem hoặc chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu”, người dùng có thể tiến hành “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi hoàn thành bước “Nộp” thì có thể thực hiện bước “Ký sổ” như trên.

Để chắc chắn đã “ Nộp” hồ sơ hay chưa, bạn kiểm tra lại thanh trạng thái để hệ thống Bảo hiểm Xã hội tiếp nhận hồ sơ của bạn.

Bước 6: Xuất mẫu về dạng PDF

Bạn thực hiện các bước được hướng dẫn sau đây để xuất mẫu sang dạng PDF để tải về thiết bị.

Xuất mẫu: Trên màn hình lập hồ sơ, bạn nhấp vào “Xuất mẫu” sau đó chọn “Xem” ở khung Danh sách tờ khai.

Tải file PDF về máy: Trên màn hình xem mẫu, bạn chọn “Tải xuống” để lưu file hồ sơ dạng PDF về thiết bị.

Hoàn thành 6 bước trên đây là doanh nghiệp đã thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đúng theo yêu cầu.

Lưu ý rằng : khi có thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần sửa đổi tờ khai trong thời hạn quy định.

Những lưu ý cần biết khi kê khai BHXH

Để quá trình kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến lần đầu được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện nhất, người dùng cần đảm bảo những yếu tố sau đây:

Đường truyền mạng Internet ổn định: Khi đường truyền mạng ổn định góp phần giúp doanh nghiệp nhanh chóng kê khai và các thao tác được thực hiện dễ dàng hơn. Việc nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội cũng trở nên suôn sẻ hơn so với tình trạng mạng tắc nghẽn, đường truyền yếu.
Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số. Đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong việc nộp tờ khai bảo hiểm xã hội điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến.
Phần mềm kê khai: Đây là một công cụ không thể thiếu trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên lựa chọn phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử dễ sử dụng, đơn giản, trực quan để dễ dàng thao tác.

Lời kết

Bài viết trên đây hướng dẫn kê khai BHXH trực tuyến một cách nhanh chóng và dễ dàng mà bạn nên biết. Việc kê khai bảo hiểm xã hội trên cổng dịch vụ công là nghiệp vụ bắt buộc với các doanh nghiệp. Hy vọng với hướng dẫn trên đây, đơn vị đã biết cách thực hiện kê khai, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh phải sửa tờ khai nhiều lần.