Giấy báo nợ là gì? Chứng từ này có bắt buộc với các doanh nghiệp hay không? Giấy báo nợ khác gì so với giấy báo có? Cùng giavang.com theo dõi bài viết bên dưới để tìm hiểu chi tiết hơn về giấy báo nợ nhé!
Mục Lục
Giấy báo nợ là gì? Đặc điểm của giấy báo nợ
Định nghĩa
Giấy báo nợ (Debit Note) là chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán phát hành, mục đích là để thông báo cho chủ tài khoản biết được số tiền trong tài khoản giảm và những nội dung của giao dịch thanh toán.
Debit Note có thể được phát hành bằng giấy gửi đến bưu điện hoặc phát hành thư điện tử.
Đặc điểm
- Giấy báo nợ do ngân hàng phát hành nhằm mục đích thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của doanh nghiệp đi kèm cùng với lý do cụ thể.
- Là chứng từ hông bắt buộc đối với người bán cũng như người mua nhưng đối với các doanh nghiệp thì chứng từ này được như là căn cứ để ghi sổ sách và đối chiếu kiểm tra khi cần thiết hoặc lưu trữ nội bộ.
- Được tạo ra như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương.
- Là chứng từ đóng vai trò nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn của doanh nghiệp.
Lưu ý: Ngân hàng sẽ chỉ phát hành khi công ty cần thanh toán một khoản nợ đã ra lệnh chi hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu theo quy định trước đó.
Giấy báo nợ được phát hành khi nào?
Khi hai doanh nghiệp có giao dịch mua bán với nhau thì giấy báo nợ sẽ được phát hành. Có nghĩa là chứng từ này sẽ được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Giấy báo nợ sẽ được ngân hàng gửi để cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn cần thanh toán sắp tới của doanh nghiệp, đóng vai trò như một lời nhắc các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán của doanh nghiệp.
Giấy báo nợ không phải là chứng từ bắt buộc, vì thế không phải tất cả các công ty đều chọn gửi giấy báo nợ cho người mua. Tuy nhiên, giấy báo nợ sẽ là căn cứ để kế toán ghi vào sổ sách và cũng là chứng từ để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết
Giấy báo nợ gồm những nội dung gì?
Thông thường giấy báo nợ của ngân hàng phát hành sẽ chứa các nội dung sau đây:
- Tên chứng từ: Giấy báo nợ
- Ngày in chứng từ
- Số tài khoản của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp
- Mã số khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Nội dung thông báo của giấy báo nợ
- Thông tin chi tiết về số tiền, loại tiền, diễn giải lý do, ngày giờ có hiệu lực
- Các thông tin của người lập phiếu, kiểm soát, kế toán trưởng, giám đốc ngân hàng đi kèm chữ ký và ghi rõ họ tên.
Phân biệt giấy báo nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm chi
So sánh giấy báo nợ và giấy báo có
| Tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Giấy báo có |
| Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán. | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán. |
| Bên phát hành | Ngân hàng | Ngân hàng |
| Ý nghĩa | Dùng làm căn cứ để ghi sổ sách, biểu thị một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp | Dùng để biểu thị một khoản ghi có được thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp |
| Mục đích sử dụng | Thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Thông báo về một khoản tiền đã được ghi Có vào tài khoản của doanh nghiệp, bao gồm đơn vị đã trả và nội dung chi trả vì mục đích gì.+ |
So sánh giấy báo nợ và ủy nhiệm chi
| Tiêu chí so sánh | Giấy báo nợ | Uỷ nhiệm chi |
| Khái niệm | Là loại chứng từ do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán. | Là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng. |
| Mục đích sử dụng | Thông báo về một khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán hoặc nhắc nhở về một khoản tiền sắp đến hạn. | Dùng để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của người trả tiền bằng số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng |
| Thời điểm phát hành | Được phát hành khi được yêu cầu thanh toán một khoản nợ hoặc một khoản phí mà ngân hàng phải thu | Được phát hành sau khi nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng yêu cầu thanh toán một khoản nợ cho một tài khoản thụ hưởng. |
| Người phát hành | Do ngân hàng lập và phát hành | Do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền |
Lời kết
Bài viết trên cập nhật một số thông tin về giấy báo nợ. Hy vọng bài viết trên mang đến cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết cùng giavang.com.
Bài viết liên quan:
Ủy nhiệm chi là gì? Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản
