ERP là gì? Cách lựa chọn và triển khai hệ thống ERP phù hợp

Hầu hết các nhà kinh doanh đều đã nghe đến thuật ngữ “ERP”, nhưng họ có thể không biết chính xác ERP có thể làm gì, giúp gì. Bài viết dưới đây, giavang.com sẽ giải thích chính xác ERP là gì, nó hoạt động như thế nào, nó có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn, cách chọn và triển khai hệ thống này hợp lý nhất? Cùng theo dõi nhé!

ERP là gì?

Về cốt lõi, ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) là một hệ thống tự động hóa các quy trình kinh doanh, cung cấp thông tin chi tiết và kiểm soát nội bộ, dựa trên cơ sở dữ liệu trung tâm thu thập đầu vào từ các phòng ban bao gồm kế toán, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, bán hàng, tiếp thị và nhân sự (HR).

Hệ thống ERP là gì và nó hoạt động như thế nào?

Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là một loại phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng để xử lý các hoạt động hàng ngày của công ty như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý rủi ro và tuân thủ cũng như vận hành chuỗi cung ứng. 

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp toàn diện cũng chứa phần mềm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, hỗ trợ việc lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và báo cáo kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống này hoạt động bằng cách giảm số lượng nguồn lực cần thiết để quản lý công ty một cách hợp lý trong khi vẫn duy trì được lợi nhuận và tăng trưởng. Nó cho phép các mô-đun doanh nghiệp khác của công ty bạn chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất.

Hệ thống tập hợp thông tin từ nhiều khía cạnh của công ty, tập trung dữ liệu để những nhân viên yêu cầu có thể truy cập dữ liệu đó. Nó phá vỡ các rào cản đang gây khó khăn cho nhiều công ty và đảm bảo rằng những thông tin phù hợp luôn sẵn có cho những ai muốn có nó.

Hầu hết mọi hệ thống ERP đều gần như hoàn toàn tự động. Nó tiến hành nhập dữ liệu ở phần phụ trợ cho bạn và trao đổi thông tin với các đơn vị khác có yêu cầu.

Ví dụ: Khi một đơn hàng vận chuyển được đặt cho mặt hàng cuối cùng trong kho, phân hệ quản lý hàng tồn kho phải ghi lại thông tin này và thông báo cho các bộ phận liên quan để hàng tồn kho có thể được thay thế. Nhân viên bán hàng cũng sẽ được thông báo để tránh đưa ra những lời hứa không thể giữ được với khách hàng.

3 loại hệ thống ERP

Hệ thống ERP triển khai tại chỗ (On-premise ERP)

Các hệ thống này được cài đặt trên máy chủ của riêng bạn, vì vậy bạn có nhiều quyền kiểm soát chúng hơn. Chúng thường đắt hơn các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dựa trên đám mây, nhưng chúng cũng có khả năng tùy chỉnh cao hơn và thường có bảo mật tốt hơn.

Hệ thống ERP điện toán đám mây (Cloud ERP)

Các hệ thống này được lưu trữ trên đám mây nên có thể truy cập được từ mọi nơi. Chúng cũng thường có giá cả phải chăng hơn các hệ thống ERP tại chỗ. Tuy nhiên, chúng có ít tùy chỉnh hơn và độ bảo mật kém hơn. Cloud ERP đang trở thành kỹ thuật triển khai được ưa chuộng nhất vì nhiều lý do, bao gồm chi phí ban đầu ít hơn, khả năng mở rộng và linh hoạt hơn, tích hợp đơn giản hơn,…

Phần mềm ERP kết hợp (Hybrid ERP)

Các hệ thống này kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai thế giới, với một số thành phần được lưu trữ trên đám mây và những thành phần khác được cài đặt tại chỗ. Chúng có thể đắt hơn cả hệ thống ERP trên nền tảng đám mây và tại chỗ, nhưng chúng mang lại sự linh hoạt nhất. 

Các giai đoạn triển khai ERP

Hệ thống ERP thường lớn và phức tạp, khiến việc triển khai chúng trở thành một quá trình gồm nhiều giai đoạn. Dưới đây là bốn giai đoạn chính của việc triển khai ERP:

Lập kế hoạch

Một kế hoạch hiệu quả đảm bảo sự thành công của dự án. Trong giai đoạn này, bạn sẽ phát triển sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình. Bạn cũng sẽ cần chọn hệ thống ERP phù hợp cho tổ chức của mình và tập hợp một nhóm chuyên gia để giúp triển khai.

Thực hiện

Giai đoạn này có thể được chia thành nhiều giai đoạn phụ, bao gồm thiết lập hệ thống, di chuyển dữ liệu và thử nghiệm. Điều quan trọng là bạn phải dành thời gian và đảm bảo mọi thứ được thực hiện chính xác để hệ thống hoạt động bình thường và đáp ứng nhu cầu của bạn.

Kiểm tra

Giai đoạn này rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống ERP hoạt động như mong đợi. Giai đoạn này thường bao gồm kiểm tra người dùng và hệ thống cũng như kiểm tra hồi quy (Regression testing) để đảm bảo rằng hệ thống mới không tạo ra sự cố nào trước đó.

Triển khai

Sau khi kiểm tra để đảm bảo rằng hệ thống ERP của bạn không có bất kỳ lỗi nào, nhóm kỹ thuật sẽ đưa hệ thống của bạn vào hoạt động. Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần đào tạo nhân viên của mình và thực hiện mọi thay đổi cần thiết đối với quy trình kinh doanh của mình. Bạn cũng sẽ cần đảm bảo rằng hệ thống hoạt động bình thường và đáp ứng nhu cầu của bạn.

Cách chọn hệ thống ERP dựa trên quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ

Mặc dù có nhiều lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, nhưng các doanh nghiệp nhỏ thường thấy chúng có chi phí quá cao. Điều này là do công ty càng nhỏ thì khả năng thương lượng càng ít khi thương lượng giá với nhà cung cấp phần mềm. Ngoài ra, các doanh nghiệp nhỏ có thể không có sẵn nhân viên CNTT để cài đặt và bảo trì hệ thống ERP, điều này càng làm tăng thêm chi phí.

Doanh nghiệp vừa

Các doanh nghiệp cỡ trung bình đang ở vị thế tốt hơn nhiều để tận dụng hệ thống ERP. Họ thường có nhiều quyền đàm phán hơn với các nhà cung cấp phần mềm và nhân viên CNTT cần thiết để cài đặt và bảo trì hệ thống. Ngoài ra, các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có hoạt động phức tạp hơn các doanh nghiệp nhỏ, khiến hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích hơn.

Doanh nghiệp lớn

Các doanh nghiệp lớn có nhiều khả năng tận dụng tối đa hệ thống ERP nhất vì họ có các nguồn lực cần thiết để triển khai và duy trì chúng. Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn thường có hoạt động phức tạp có thể hưởng lợi rất nhiều từ hệ thống ERP.

Lợi ích vượt trội của ERP

Hợp lý hóa quy trình làm việc

Nhân viên có quyền truy cập hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể quản lý trạng thái của các dự án và nhiệm vụ. Điều này có thể rất quan trọng đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, vì nó nhanh hơn và dễ dàng hơn đáng kể so với việc tìm kiếm các giấy tờ chính xác và yêu cầu nhân viên cập nhật.

Giảm rủi ro

Kiểm soát tài chính có thể được tăng cường và giảm gian lận thông qua kiểm soát truy cập chi tiết và các giao thức phê duyệt được thiết lập. Hơn nữa, dữ liệu chính xác hơn sẽ ngăn ngừa các lỗi có thể dẫn đến việc bỏ lỡ doanh số bán hàng hoặc bị phạt. 

Cuối cùng, khả năng quan sát trạng thái của toàn bộ hoạt động cho phép nhân viên xử lý ngay lập tức những nguy hiểm do gián đoạn kinh doanh gây ra.

Báo cáo và phân tích 

Các hệ thống hàng đầu cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ cho phép người dùng đo lường KPI và trình bày, so sánh bất kỳ số liệu nào. 

Bởi vì ERP có tính toàn diện nên nó có thể hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ được sự thay đổi hoặc vấn đề xảy ra với quy trình trong một bộ phận sẽ tác động đến phần còn lại của tổ chức như thế nào.

Bảo mật dữ liệu 

Các nhà phát triển ERP nhận ra rằng hệ thống của bạn chứa dữ liệu cần thiết, nhạy cảm do đó đã thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết để giữ an toàn. 

Khi số lượng và quy mô của các cuộc tấn công mạng tăng lên, sự bảo mật này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Phần mềm Cloud ERP sử dụng các cơ chế bảo mật tiên tiến để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không phải là nạn nhân của một cuộc tấn công có hại.

Quản lý mối quan hệ bên ngoài 

Hệ thống ERP có thể giúp kết nối doanh nghiệp của bạn với các đối tác và khách hàng. Nó có thể cung cấp thông tin về nhà cung cấp, hãng vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ, với đám mây cho phép trao đổi thông tin thậm chí còn tốt hơn và dễ dàng hơn. 

Khi nói đến người tiêu dùng, hệ thống có thể theo dõi các câu trả lời khảo sát, yêu cầu hỗ trợ, hoàn tiền và các thông tin khác để doanh nghiệp có thể theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng.

Các module bắt buộc phải có của hệ thống ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm một số mô-đun cho phép quản lý hiệu quả và hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Một số mô-đun ERP được sử dụng phổ biến nhất bao gồm:

• Quản lý tài chính: Mô-đun này bao gồm tất cả các khía cạnh của quản lý tài chính, bao gồm lập ngân sách, kế toán và báo cáo tài chính.
• Quản lý nhân sự: Phân hệ này giúp tổ chức quản lý hồ sơ nhân viên, bảng lương, phúc lợi.
• Bán hàng và tiếp thị: Mô-đun này hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng, quy trình bán hàng và chiến dịch tiếp thị.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Mô-đun này giúp các tổ chức quản lý chuỗi cung ứng của họ, từ khâu thu mua đến giao hàng.
• Sản xuất: Mô-đun này giúp các tổ chức quản lý quy trình sản xuất và hàng tồn kho.

Ai nên sử dụng ERP?

Hệ thống Enterprise Resource Planning phù hợp với các công ty ở mọi ngành nghề, với mô hình kinh doanh đa dạng.

Các ngành dựa vào ERP để điều hành hoạt động kinh doanh của họ bao gồm:

• Quảng cáo và truyền thông kỹ thuật số
• Quần áo, giày dép và phụ kiện
• Cửa hàng trong khuôn viên trường
• Tư vấn
• Giáo dục
• Năng lượng
• Các dịch vụ tài chính
• Đồ ăn và thức uống
• Sức khỏe và sắc đẹp
• Khoa học sức khỏe và đời sống
• IT
• Chế tạo
• Truyền thông và xuất bản
• Nhà hàng và khách sạn
• Bán lẻ
• Phần mềm và công nghệ
• Vận tải và hậu cần
• Phân phối bán buôn

Chi phí hệ thống ERP

Chi phí triển khai hệ thống ERP có thể khác nhau tùy thuộc vào một số yếu tố. Một số yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chi phí triển khai hệ thống ERP bao gồm:

• Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức
• Phạm vi của dự án
• Chức năng cần thiết
• Số lượng người dùng tham gia
• Vị trí địa lý
• Nhà cung cấp đã chọn
• Thời gian dự án

Chi phí triển khai hệ thống ERP cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào việc tổ chức đang triển khai hệ thống nội bộ hay gia công dự án từ nhà cung cấp bên thứ ba. 

Việc triển khai nội bộ thường tốn kém hơn vì tổ chức sẽ cần mua và định cấu hình phần cứng và phần mềm cũng như thuê và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. 

Gia công dự án từ nhà cung cấp bên thứ ba có thể giảm chi phí, vì nhà cung cấp thường có kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP và có thể đưa ra giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn

Một số hệ thống ERP cho doanh nghiệp

• Phần mềm ERP tốt nhất Fast Business Online
• Phần mềm ERP Việt Nam – Misa
• Phần mềm Bravo
• Phần mềm ERP chất lượng Effect
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Phần mềm quản trị doanh nghiệp Epicor ERP

Lời kết

Hệ thống ERP có thể cải thiện hiệu quả của tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cung cấp nguồn dữ liệu chính xác duy nhất. Hy vọng bài viết trên mang đến cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết.

Bài viết liên quan:

OPEX là gì? Đặc điểm và cách tính chi phí hoạt động

M&A là gì? Các thương vụ M&A thành công ở Việt Nam hiện nay

Phương pháp 4M là gì? Cách lựa chọn cổ phiếu theo phương pháp 4M

Profit margin là gì? Công thức tính biên lợi nhuận chuẩn nhất