Một loại chi phí mà doanh nghiệp thường phải chịu đó là chi phí trả trước. Loại chi phí này xuất hiện khi công ty thanh toán trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Hãy cùng giavang.com thảo luận về chi phí trả trước là gì, có những loại chi phí trả trước nào thông qua bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
- 1 Chi phí trả trước là gì?
- 2 Chi phí trả trước được ghi nhận ở đâu trong báo cáo tài chính?
- 3 Chi phí trả trước bao gồm những khoản nào?
- 4 Phân loại chi phí trả trước
- 5 Tại sao chi phí trả trước được coi là tài sản?
- 6 Ai được hưởng lợi từ chi phí trả trước?
- 7 Điểm khác nhau giữa chi phí trả trước và chi phí phải trả
- 8 Tại sao chi phí trả trước không thể được khấu trừ ngay lập tức?
- 9 Lời kết
Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước trong tiếng anh là prepaid expenses – là chi phí trong tương lai được trả trước. Nói cách khác, chi phí trả trước là những khoản chi đã chi ra trong một kỳ kế toán nhưng phải đến kỳ kế toán sau mới được ghi nhận.
Một số loại chi phí trả trước:
- Văn phòng phẩm
- Bảo hiểm trả trước
- Tiền thuê văn phòng
- Chi phí quảng cáo trả trước
- Học phí (đối với sinh viên đây là chi phí trả trước)
Ví dụ cụ thể:
Mục đích của việc mua bảo hiểm là để chủ động, phòng ngừa cho những sự cố không lường trước được trong tương lai, vì không có công ty bảo hiểm nào bán bảo hiểm cho một sự kiện vừa xảy ra trước đó. Do đó, khách hàng doanh nghiệp sẽ phải trả trước chi phí bảo hiểm.
Hoặc, nếu công ty mua một máy in lớn và đắt tiền mà công ty dự định sử dụng trong thời gian dài thì máy in đó có thể được ghi nhận là chi phí trả trước. Nói cách khác, điều này có nghĩa là máy in sẽ mang lại lợi ích cho công ty trong suốt vòng đời của nó thay vì chỉ khi nó mới được mua. Do đó, máy in phải được ghi nhận là một khoản chi phí trả trước.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Bao gồm những gì?
Chi phí chìm (Sunk Cost) là gì? 4 bước tránh bẫy chi phí chìm
Lợi nhuận trước thuế (EBIT) là gì? Công thức tính EBIT
Chi phí trả trước được ghi nhận ở đâu trong báo cáo tài chính?
Chi phí trả trước ban đầu phải được ghi nhận như một loại tài sản trên bảng cân đối kế toán của công ty. Sau khi nhận ra lợi ích của nó, chi phí liên quan sẽ cần được ghi nhận trong báo cáo lãi lỗ của công ty.
Chi phí trả trước bao gồm những khoản nào?
Bao gồm:
- Tiền thuê trả trước cho cơ sở hạ tầng, hoạt động tài sản cố định như quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng hoặc những tài sản cố định khác nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật
- Chi phí quảng cáo trong giai đoạn trước hoạt động (phân bổ tối đa không quá ba năm)
- Chi phí mua bảo hiểm (chẳng hạn như bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) cùng với những lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán
- Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì, đồ dùng liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán
- Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh 1 lần (trường hợp khoản chi phí này quá lớn cần phân bổ vào nhiều ký kế toán tháng hoặc quý),…
Phân loại chi phí trả trước
Prepaid expenses được phân làm hai loại dựa trên thời gian trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn.
Chi phí trả trước ngắn hạn
Chi phí trả trước ngắn hạn (trong tiếng anh là Short-term prepaid expenses) là số tiền mà doanh nghiệp thanh toán trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong khoảng thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước.
Tại bảng cân đối kế toán, short-term prepaid expenses được theo dõi tại mã số 151.
Chi phí trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn (trong tiếng anh là Long-term prepaid expenses) là số tiền mà doanh nghiệp thanh toán trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm chi trả trước.
Ngoài ra những lợi thế thương mại và lợi thế kinh doanh chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo thì cũng được xếp vào long-term prepaid expenses.
Tại bảng cân đối kế toán, chi phí trả trước dài hạn được báo cáo tại mã số 261.
Tại sao chi phí trả trước được coi là tài sản?
Theo phương pháp kế toán dồn tích, thu nhập được ghi nhận khi nó kiếm được và chi phí được ghi nhận khi phát sinh, bất kể thời điểm trao đổi tiền mặt cho giao dịch. Chi phí trả trước là tài sản vì doanh nghiệp chưa nhận ra giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ khi tiền mặt được trao tay lần đầu.
Thay vào đó, giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ phải được công nhận theo thời gian khi doanh nghiệp nhận ra lợi ích. Trong ví dụ về bảo hiểm, dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp là bảo hiểm trách nhiệm pháp lý. Hàng tháng, giá trị lợi ích này được ghi nhận khi doanh nghiệp giảm tài khoản chi phí trả trước. Trong ví dụ về tiền thuê, hàng hóa được cung cấp là tòa nhà vật chất. Khi doanh nghiệp được hưởng lợi từ việc sử dụng địa điểm cho thuê của mình, doanh nghiệp sẽ nhận ra lợi ích bằng cách giảm tài khoản chi phí trả trước.
Ai được hưởng lợi từ chi phí trả trước?
Chi phí trả trước mang lại lợi ích cho công ty và cá nhân.
- Mang lại lợi ích cho công ty vì nó có thể giúp họ tiết kiệm tiền và có thể ghi chúng dưới dạng khấu trừ thuế tuân thủ các quy tắc khấu trừ thuế về cách doanh nghiệp có thể xóa bỏ chúng. Điều này có nghĩa là một công ty có thể suy nghĩ về việc mua hàng và phân chia kế toán trước khi chọn sử dụng chi phí trả trước.
- Mang lại lợi ích cho cá nhân vì chúng có thể hỗ trợ các kế hoạch, chẳng hạn như bảo hiểm y tế hoặc kế hoạch tiết kiệm. Ví dụ, nếu một gia đình lập kế hoạch tiết kiệm học đại học cho con mình, mỗi năm cho đến khi con vào đại học, gia đình đó có thể mua đơn vị học phí. Điều này có nghĩa là khi đứa trẻ sẵn sàng vào đại học, gia đình đã trả tiền cho việc đó.
Điểm khác nhau giữa chi phí trả trước và chi phí phải trả
Chi phí trả trước (prepaid expenses) đã được thanh toán nhưng vẫn chưa được thực hiện được báo cáo trên bảng cân đối kế toán. Mặt khác, chi phí phải trả (accrued expenses) đã phát sinh nhưng vẫn chưa được thanh toán, được ghi nhận vào khoản nợ ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.
Tại sao chi phí trả trước không thể được khấu trừ ngay lập tức?
Các chi phí trả trước không thể được khấu trừ khi chúng được thanh toán vì nó không phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Chi phí cần phải tương quan với kỳ kế toán mà nó mang lại giá trị. Đó là lý do tại sao lịch trình khấu hao được tạo ra.
Ví dụ: giả sử một công ty trả tiền thuê trả trước là 10.000 đô la một tháng, tức là 120.000 đô la một năm. Toàn bộ 120.000 USD là tổng chi phí, nhưng công ty sẽ chỉ tạo ra doanh thu liên quan đến tiền thuê trong mỗi thời gian thuê (hoặc trong trường hợp này là tháng). Vì vậy, tài sản sẽ giảm giá trị 10.000 USD vào cuối mỗi tháng.
Lời kết
Bài viết trên chia sẻ những thông tin chi tiết về chi phí trả trước – prepaid expenses. Hy vọng bài viết mang đến cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết cùng giavang.com.
Bài viết liên quan:
Profit margin là gì? Công thức tính biên lợi nhuận chuẩn nhất
Lợi nhuận giữ lại là gì? Công thức tính tỷ lệ lợi nhuận giữ lại
